Pianificare i turni in oltre 400 punti vendita: da un Excel a un software di Decision Intelligence

Efficienza, continuità operativa e know-how centralizzato: la pianificazione HR come leva strategica nella GDO.

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La sfida

Selex Gruppo Commerciale è il primo gruppo della distribuzione moderna organizzata italiana. Con 18 Imprese Socie, oltre 3.330 punti vendita e un fatturato superiore a 21 miliardi di euro, la gestione della forza lavoro rappresentava una sfida di altissima complessità.

Fino all’intervento di Optit, l’azienda si affidava a strumenti di Office Automation e metodi artigianali per organizzare i turni; questi strumenti limitavano l’efficienza e la scalabilità.

Per mantenere la competitività, Selex Gruppo Commerciale aveva bisogno di una profonda trasformazione digitale su scala nazionale. L’obiettivo era quello di superare le inefficienze dei vecchi processi e iniziare a pianificare con intelligenza le risorse umane all’interno dei supermercati.

Come abbiamo creato valore

Attraverso una collaborazione decennale con cinque Imprese Socie (Dimar, L’Abbondanza, Superemme, Unicomm e Italbrix), Optit ha progettato un sistema digitale avanzato per la pianificazione settimanale dei turni del personale. Abbiamo tradotto il vasto know-how aziendale in un’interfaccia user-friendly, integrata e scalabile, abbandonando i vecchi strumenti manuali.

La soluzione si fonda su tre aree decisionali chiave:

Calcolo del fabbisogno, stimato dinamicamente a partire dai forecast di fatturato giornaliero per singolo reparto.
Schedulazione dei turni, ottimizzata incrociando i vincoli normativi, le disponibilità individuali e il reale fabbisogno operativo.
Controllo delle performance, supportato da un set di reportistica avanzata per il confronto puntuale tra previsioni e consuntivi.

Nel tempo, abbiamo scalato il sistema potenziandolo con moduli per la pianificazione delle ferie, il dimensionamento dei team e l’interfacciamento diretto con i sistemi HR per le timbrature e i giustificativi (ferie e permessi).

Impatto

Oggi, l’intelligenza decisionale di Optit guida la pianificazione del personale in oltre 400 punti vendita. I risultati principali del nostro supporto:

Know-how centralizzato: i vincoli contrattuali, le disponibilità e le logiche di turno, prima frammentati tra persone e fogli Excel, sono ora sistematizzati e accessibili.
Pianificazione HR come leva strategica: la complessità dei turni non è più un limite operativo, ma uno strumento di efficienza e continuità del servizio.
Dati strutturati per il business: il sistema alimenta i data warehouse aziendali con dati operativi puliti e pronti per l’analisi.